Sooviga ettemaksuarveid kasutada, tuleb pöörduda Bauwise’i toe poole: support@bauwise.com
Kui ettemaksed pole teie ettevõtte jaoks sisse lülitatud, siis ei ole teie keskkonnas nähtav ja kasutatav allpool kirjeldatud funktsionaalsus.
Ettemaksuarvete toimimise loogika
Ettemaksuarve sisestatakse Bauwise, kas manuaalselt või raamatupidamisprogrammi liidestuse kaudu (vastavalt teie ettevõtte
...
seadistustele ja tööprotsessile). Oluline on, et kulu tüüp oleks Ettemaksuarve:
...
2. Ettemaksuarve jagatakse projekti nagu tavaline ostuarve
...
.
...
Ettemaksuarvet on võimalik näha:
Moodulist “Finants” lehelt “Kõik arved” :
...
Moodulist “Finants” lehelt “Ettemaksuarved”, kus on näha ainult ettemaksuarved:
...
Projekti vaates jaotusest “Finantskanded”:
3. Projekti eelarves kuvatakse ettemaksu
...
jääk eraldi tulbana ning see ei mõjuta akteeritud kulusid (need tekivad vaid ostuarvete alusel).
...
4. Ettemakse tagasiarvestus toimib kahel viisil (sõltuvalt ettevõtte liidese seadistusest):
4.1
...
. ostuarvega sidumine Bauwise’is (ostuarve Bauwise’is menetluse kaudu);
4.2
...
. ostuarvega sidumine läbi finantskannete (tagasiarvestuse tegemine läbi finantskannete)
...
Ostuarve ja ettemaksuarve seotakse kokku tarnija, projekti tunnuse ja ATV lepingu/töökoodi alusel
...
Kui on tegemist ATV lepinguga seotud ostuarvega (teada lepingu maksumus kokku) arvutatakse tagasiarvestussumma proportsioonis lepingu maksumusega (Nt leping kokku 10000€, ettemaks 1000€, esimene arve 5000€, siis esimesel arvel on tagasiarvestus 500€ ehk 50% lepingu kogumahust, sest 5000 moodustab 10000-st 50%). Vajadusel võib kasutaja selle arvutusliku summa üle kirjutada.
...
Kui on tegemist on lepinguväliste töödega arvutatakse tagasimaksena alati 100% ettemaksusummast, mida kasutaja saab vajadusel käsitsi muuta. Loogika siin taga on see, et pole teada, kas selle tööga on seotud rohkem kui üks tarnija. Nt suurem WP, mille alla tuleb 3 tarnija materjalid.
...
- st. ostuarve ja ettemaksuarve seotakse raamatupidamises. Projektijuht näeb, kuidas
...
raamatupidamine on sidunud, aga ei saa ise
...
muuta.
PS! Ostuarve ja ettemaksuarve seotakse kokku tarnija, projekti koodi ja ATV lepingu/töökoodi alusel
5. Kui on ettemaksed lõplikult tagasiarvestatud, siis ettemaksete tulbas on jääk 0€.
PS! Ettemaksed ei mõjuta projekti valmidusastet ega aruandeid.
Kes saavad kasutada ning mis neil selleks teha vaja on?
VAJALIKUD SEADISTUSED
Sisse lülitada ettemaksuarvete kasutus (nii liidestusega kui ka liidestuseta kasutajate puhul)
Liidestuse kaudu tulevad ettemaksuarved:
et BW tunneks ära ettemaksuarve - tuleb kliendiga kokku leppida, kuidas saab BW ära tunda ettemaksuarve (nt: klient paneb ostuarve päisesse projekti tunnuse või on real bilansikonto, projekti tunnus ostuarvel, ostuarve tüüp vms)
kui on lisaks finantskannete liides, tuleb finantskanded seadistada nii, et süsteem tunneb ära, et tegemist on ettemakse kui ka ettemaksutagastuskandega. Tavapäraselt on tegemist bilansikannetega
Arendaja peab jälgima, et menetletav arve oleks seotav vastavate finantskannetega
Ilma lisaseadistuseta:
kõik kliendid, kellel on ainult sisemised kanded ja kellel pole integratsioone
Analüüsi ja võimaliku täiendava seadistusega:
kõik ülejäänud
Varasemalt ettemaksuarvete arvestust polnud, siis pole ka klientide liidesed vastavalt konfitud.
Täiendav seadistust tähendab, et Bauwise koostöös kliendi raamatupidajaga peab kokku leppima ettemaksuarvete integratsiooni reeglid ja tegema vastava seadistuse.
Muutunud vaated:
- Vaja vahetada vaadete screenshotid Kairi Rosen
Finants → kulude jagamine. Võimalik eraldi vaadelda ettemaksuarveid.
...
Finants → kulude jagamine → lisa uus. Uue ettemaksuarve loomine. Need kliendid, kes panevad ise käsitsi sisse.
- ära kaotada, kui pole kliendil sisse lülitatud
...
Projekti vaates → Finantskanded. Uus kategooria “Ettemaks”
TAB peab alles jääma → kui ettemaksuarved pole sisse lülitatud, saab seda kasutada raamatupidamisest bilansikannete kuvamiseks, sh kuvatakse seda projektis ettemakse jääk tulbas
seda osa saab kasutada ka otse raamatupidamise finantskannetest → kas kuvada üldse kliendile, kellel pole seadistatud? kuidas see info klientidele viia?
Projekti valmidusastme arvutamine:
tulu alusel
kulu alusel → ei tohi kajastuda ettemaksud
hinnanguline
- ettemaksed
ostuarvete menetlus → menetled ostuarvet
finantsseis → kanded
...
Eelarve vaade → uus tulp “Ettemaksu jääk”. Näitab ettemaksete jooksvat saldot. Kui ettemakse on tagasiarvestatud mõne arvega, siis väheneb ka ettemaksu jääk. Ettemaksu ei arvestata kunagi tegelike kulude hulka ega mõjuta valmidusastet. Jääk võetakse finantskannetest, mitte ostuarve menetlusest. Ettemaksu jäägi tulp ei mõjuta eelarve vaates ühtki teist tulpa, on lihtsalt informatiivne
...
Projekti indikaatorite vaade → siia tuleb uus indikaator
...
Arve lisamise vaade:
Arve jagamise vaade:
- kui valida kulu tüübiks ettemaksuarve, siis võiks siit see ettemaksu tagastuse lahter ära kaduda. Kairi Rosen
...
Näide (kui ostuarvega sidumine toimub Bauwise’is)
ATV lepingu kogumaksumus on 5850€.
ATV’le tehti ettemaks summas 50% ehk 2925€
ATV akteerib 20% töid tehk esitab arve summas 1170€.
Ettemaksutagastus antud arvelt arvutatakse proportsionaalselt ehk 20% 2925€-st (ettemaksu kogusummast) = 585€
...
Ettemaksutagastusele vastavalt väheneb eelarves ka ettemaksu jääk:
...
Proportsionaalne ettemaksu tagastus on võimalik manuaalselt üle kirjutada, kirjutades soovitud summa lahtrisse “Ettemaksu tagastus”:
...
NB! Proportsionaalne ettemaksu tagastuse arvutus rakendub, kui on tegemist ATV lepinguga seotud ostuarvega (teada lepingu maksumus kokku). Kui on tegemist lepinguväliste töödega, arvutatakse tagasimaksena alati 100% ettemaksu summast, mida saab kasutaja vajadusel käsitsi muuta. Seda seetõttu, et lepinguväliste tööde puhul pole teada, kas selle tööga on seotud rohkem kui üks tarnija (nt võib olla tegemist suurema tööde grupiga, mille alla tulevad 3 erineva tarnija materjalid, kellest vaid ühele on tehtud ettemaks.)