Ettemaksuarved

Sooviga ettemaksuarveid kasutada, tuleb pöörduda Bauwise’i toe poole: support@bauwise.com

Ettemaksuarvete toimimise loogika

1. Ettemaksuarve sisestatakse Bauwise, kas manuaalselt või raamatupidamisprogrammi liidestuse kaudu (vastavalt teie ettevõtte kasutatavast seadistusest)

2. Ettemaksuarve jagatakse projekti nagu tavaline ostuarve (siia ostuarve jagamise juhend)

3. Projekti eelarves kuvatakse ettemaksu summa jääk eraldi tulbana

4. Ettemakse tagasiarvestus toimib kahel viisil: 1) ostuarvega sidumine Bauwise’is (ostuarve Bauwise’is menetluse kaudu); 2) ostuarvega sidumine läbi finantskannete (tagasiarvestuse tegemine läbi finantskannete). → sõltub ettevõtte liidese seadistusest

5. Ostuarve ja ettemaksuarve seotakse kokku tarnija, projekti tunnuse ja ATV lepingu/töökoodi alusel

6. Kui on tegemist ATV lepinguga seotud ostuarvega (teada lepingu maksumus kokku) arvutatakse tagasiarvestussumma proportsioonis lepingu maksumusega (Nt leping kokku 10000€, ettemaks 1000€, esimene arve 5000€, siis esimesel arvel on tagasiarvestus 500€ ehk 50% lepingu kogumahust, sest 5000 moodustab 10000-st 50%). Vajadusel võib kasutaja selle arvutusliku summa üle kirjutada.

7. Kui on tegemist on lepinguväliste töödega arvutatakse tagasimaksena alati 100% ettemaksusummast, mida kasutaja saab vajadusel käsitsi muuta. Loogika siin taga on see, et pole teada, kas selle tööga on seotud rohkem kui üks tarnija. Nt suurem WP, mille alla tuleb 3 tarnija materjalid.

8. Kui tagasiarvestus tuleb finantskannete (bilanss), siis: 1) kui arveid üldse ei arveldata BW’s; 2) ostuarve menetled BW’s, aga sisemist kannet ei teki, siis tehakse raamatupidamises. Projektijuht näeb, kuidas RP on sidunud, aga ei saa ise midagi teha.

9. Kui on ettemaksed lõplikult tagasiarvestatud, siis ettemaksete tulbas on jääk 0€.

PS! Ettemaksed ei mõjuta projekti valmidusastet ega aruandeid.

Kes saavad kasutada ning mis neil selleks teha vaja on?

VAJALIKUD SEADISTUSED

1. Sisse lülitada ettemaksuarvete kasutus (nii liidestusega kui ka liidestuseta kasutajate puhul)

2. Liidestuse kaudu tulevad ettemaksuarved:

   1. et BW tunneks ära ettemaksuarve - tuleb kliendiga kokku leppida, kuidas saab BW ära tunda ettemaksuarve (nt: klient paneb ostuarve päisesse projekti tunnuse või on real bilansikonto, projekti tunnus ostuarvel, ostuarve tüüp vms)

   2. kui on lisaks finantskannete liides, tuleb finantskanded seadistada nii, et süsteem tunneb ära, et tegemist on ettemakse kui ka ettemaksutagastuskandega. Tavapäraselt on tegemist bilansikannetega

   3. Arendaja peab jälgima, et menetletav arve oleks seotav vastavate finantskannetega

Ilma lisaseadistuseta:

• kõik kliendid, kellel on ainult sisemised kanded ja kellel pole integratsioone

Analüüsi ja võimaliku täiendava seadistusega:

• kõik ülejäänud

Varasemalt ettemaksuarvete arvestust polnud, siis pole ka klientide liidesed vastavalt konfitud.

Täiendav seadistust tähendab, et Bauwise koostöös kliendi raamatupidajaga peab kokku leppima ettemaksuarvete integratsiooni reeglid ja tegema vastava seadistuse.

Meie poolt vaja teha:

• Küsida üle, mis liides kliendil on Andruse või Miku käest

• #finance/settings -> Kui on sees Internal invoicing, siis läheb kohe pärast kinnitamist eelarvasse. Kui ei ole, siis tuleb alles raamatupidamisprogrammist tagasi

• Mis on ettemaksukontod raamatupidamises?

Muutunud vaated:

• Vaja vahetada vaadete screenshotid 09 May 2022Kairi Rosen

• Finants → kulude jagamine. Võimalik eraldi vaadelda ettemaksuarveid.

• Finants → kulude jagamine → lisa uus. Uue ettemaksuarve loomine. Need kliendid, kes panevad ise käsitsi sisse.

• ära kaotada, kui pole kliendil sisse lülitatud

• Projekti vaates → Finantskanded. Uus kategooria “Ettemaks”

• TAB peab alles jääma → kui ettemaksuarved pole sisse lülitatud, saab seda kasutada raamatupidamisest bilansikannete kuvamiseks, sh kuvatakse seda projektis ettemakse jääk tulbas

• seda osa saab kasutada ka otse raamatupidamise finantskannetest → kas kuvada üldse kliendile, kellel pole seadistatud? kuidas see info klientidele viia?

Projekti valmidusastme arvutamine:

• tulu alusel

• kulu alusel → ei tohi kajastuda ettemaksud

• hinnanguline

• ettemaksed

• ostuarvete menetlus → menetled ostuarvet

• finantsseis → kanded

• Eelarve vaade → uus tulp “Ettemaksu jääk”. Näitab ettemaksete jooksvat saldot. Kui ettemakse on tagasiarvestatud mõne arvega, siis väheneb ka ettemaksu jääk. Ettemaksu ei arvestata kunagi tegelike kulude hulka ega mõjuta valmidusastet. Jääk võetakse finantskannetest, mitte ostuarve menetlusest. Ettemaksu jäägi tulp ei mõjuta eelarve vaates ühtki teist tulpa, on lihtsalt informatiivne

• Projekti indikaatorite vaade → siia tuleb uus indikaator

• Arve lisamise vaade:

• Arve jagamise vaade:

• kui valida kulu tüübiks ettemaksuarve, siis võiks siit see ettemaksu tagastuse lahter ära kaduda. 09 May 2022Kairi Rosen