FinantsFinance-> Ostuarved
Arve lisamiseks kliki nuppu "Lisa kulu"Purchase invoices
To add an invoice, click the "Add cost" button.
2. Uue kulu (ostuarve) lisamine
Vastavalt teie ettevõttele tehtud seadistusele avaneb allolev vaade:
...
NB! Samas finantsaastas ei saa olla sama arve numbriga arvet samale tarnijale
Ettevõtte, arve numbri ja arve kuupäeva alusel kontrollitakse arve olemasolu jooksvas aastas.
Punases kirjas nn. kohustuslikud väljad tuleb kindlasti ära täita.
...
“Ettevõte” - saab valida ettevõtete registris olevate firmade hulgast arve saaja, kui sisestada ettevõtte nimi või nime osa. Juhul, kui sobivat ettevõtet ei ole, siis tuleb uue ettevõtte lisamiseks klikata “Lisa uue ettevõttena …”. (Uue ettevõtte lisamine )
“Arve nr” - tarnijale esitatava arve number. Siia sisestatakse reaalselt tarnijale tehtav arve number, mis on olemas ka raamatupidamisprogrammis.
“Arve kuupäev” - sisestada või valida arve koostamise kuupäev.
Makse tingimus: märgi tasumise päevade arv numbrina. Vastavalt sisestatud päevade arvule tekib automaatselt ka kuupäev lahtrisse “Maksetähtaeg”.
Maksetähtaeg: sisestada või valida kuupäev ( kui veel pole tekkinud). Kuupäeva muutmisel muutub ka “Makse tingimus”.
“Valuuta” - vaikimisi EUR. (Muude valuutade valimiseks peavad olema ka muud valuutad eelnevalt seadistatud. Valuuta valimisel ei toimu kursi järgi ümberarvutust vaid muutub ainult rahaühik.)
“Neto Summa” - sisestades arve netosumma, arvutatakse “Käibemaks“ ja “Kokku“ lahtri väärtused automaatselt.
“KM %” - vaikimisi 20%. (Muude määrade valimiseks peavad olema muud määrad eelnevalt seadistatud.)
“Käibemaks” - Vastavalt sisestatud netosummale (või arve kogusummale) ja käibemaksu määrale arvutatakse automaatselt välja KM summa.
“Kokku” - sisestades arve lõpliku summa, arvutatakse “Neto Summa” ja “Käibemaks” lahtrite väärtused automaatselt.
“Viitenumber” - viitenumbri sisestuseks.
Arve manuse lisamiseks lohista see aknasse "Üleslaadimine Arve (kliki või kohista fail)" või siis tee seal aknas klikk ning leia arvutist sobiv fail ja lae see üles:
...
Kui arve sinna lisatud, siis kuvame selle välja:
...
Kui arvega on seotud muid dokumente (saatelehed, aktid, …), siis need saab lisada aknas "Muu dokument". Kui fail on PDF formaadis, siis näitame selle välja, muus formaadis failid jäävad faili nimena:
...
Samas lisamise kastist on võimalik neid manuseid ka alla laadida (hiire paremklikiga), vajadusel ka kustutada punase prügikastiga nupu abil.
NB! Kustutamisel kustub fail koheselt, taastada ei ole võimalik.
Pärast arve põhiinfo lisamist tuleb täita tabel “Määra kasutajale”:
...
NB! Pärast valiku tegemist tuleb kindlasti vajutada klahvile Enter, et rida kinnituks!
Kinnitajaid on võimalik lisada ka mitu. Veerus “Lõplik kinnitaja” saab määrata, kes arve lõplikult kinnitab.
Ühte kasutajat mitu korda lisada ei saa, süsteem väljastab veateate: “Kinnitaja juba eksisteerib”.
Pärast kinnitajate valikut on võimalik valida 4 nupu vahel:
“Salvesta ja jaga” - arve salvestatakse ja koheselt on võimalik arvet jagama hakata.
“Salvesta ja sulge” - arve salvestatakse ja avaneb ostuarvete register.
“Salvesta ja lisa uus” - arve salvestatakse ja alustatakse uue ostuarve sisestamist.
“Katkesta” - tühistab uue arve loomise ja ilmub teavitus: “Arve sisestamine katkestati!”, avaneb ostuarvete register.
NB! Kui kohustuslikud väljad: Arve nr, Arve kuupäev, Neto Summa ja Valuuta on täitmata, siis arve salvestamine ei ole võimalik ja väljastatakse veateade: “Palun täida nõutud väljad: …“Adding a new expense (purchase invoice).
According to the settings made for your company, the view below will open:
...
There cannot be an invoice with the same invoice number for the same supplier in the same financial year. Based on the company, invoice number and invoice date, the existence of the invoice is checked in the current year.
Mandatory fields in red must be filled in.
...
"Company" - you can choose the recipient of the invoice from among the companies in the company register by entering the company name or part of the name. If there is no suitable company, click "Add as new company..." to add a new company. (Copy of Copy of Uue ettevõtte lisamine )
"Invoice no" - invoice number to be presented to the supplier. The number of the invoice to the supplier is entered here, which is also available in the accounting program.
"Invoice date" - enter or select the invoice date.
Payment term: Enter the number of days for payment as a number. According to the number of days entered, the date will automatically appear in the "Payment due date" field.
Payment deadline: enter or select a date (if it has not yet occurred). When the date is changed, the "Payment condition" also changes.
“Currency” - EUR by default. (To select other currencies, other currencies must be set in advance. When selecting a currency, no recalculation takes place according to the exchange rate, only the currency unit changes.)
"Net Amount" - by entering the net amount of the invoice, the values of the "VAT" and "Total" cells are calculated.
“VAT %” - default 20%. (Other rates must be previously set to select other rates.)
"VAT" - According to the entered net amount (or the total amount of the invoice) and the VAT rate, the VAT amount is automatically calculated.
"Total" - when entering the final amount of the invoice, the values of the "Net Amount" and "VAT" cells are automatically calculated.
"Reference number" - for entering the reference number.
To add an invoice attachment, drag it to the "Upload Invoice (click or drag file)" window, or click in the window and find a suitable file on your computer and upload it:
...
If the invoice is added, it will be displayed as:
...
If there are other documents related to the invoice (delivery notes, acts, ...), they can be added in the "Other document" window. If the file is in PDF format, it is displayed, files in other formats remain as the file name:
...
It is also possible to download these attachments from the add box (by right-clicking the mouse), and if necessary, delete them using the red trash can button.
When deleted, the file is deleted immediately, it is not possible to restore it.
After adding the basic information of the invoice, the "Assign to user" table must be filled in:
...
You can select a suitable person from among the users in the "Select user" box on the green line.
After making a selection, be sure to press the Enter key to confirm the line!
It is also possible to add several approvers. In the "Final Approver" column, you can specify who will finally approve the invoice.
One user cannot be added multiple times, the system issues an error message: "Approver already exists".
After choosing the approvers, it is possible to choose between 4 buttons:
"Save and share" - the invoice is saved and it is possible to start sharing the invoice immediately.
"Save and close" - the invoice is saved and the register of purchase invoices opens.
"Save and add new" - the invoice is saved and the entry of a new purchase invoice is started.
"Cancel" - cancels the creation of a new invoice and a notification appears: "Invoice entry was interrupted!", the register of purchase invoices opens.
If the mandatory fields: Invoice number, Invoice date, Net amount and Currency are not filled in then saving the invoice is not possible and an error message is issued: "Please fill in the required fields: ...".